Reprendre le pilotage des services généraux et fluidifier les relations multi-acteurs
Le contexte
Un acteur international du secteur de l’énergie exploite son siège en région parisienne.
La direction logistique et services généraux pilote un environnement complexe, impliquant plusieurs parties prenantes :
- un bailleur
- une équipe de maintenance
- plusieurs prestataires (restauration, café, services aux occupants…)
L’enjeu n’est pas d’ajouter des ressources mais de mieux piloter l’existant.
Le problème
Malgré des contrats en place et des prestataires identifiés, plusieurs difficultés émergent :
- Des échanges fragmentés entre le bailleur, la maintenance et les prestataires
- Une charge mentale importante pour la direction des services généraux
- Des contrats en place… mais peu challengés dans la durée
- Une expérience collaborateur inégale selon les services
Résultats :
Beaucoup d’énergie dépensée pour maintenir l’équilibre et peu de temps pour le structurer et l’améliorer.
👉 Le système fonctionne… mais il n’est pas optimisé.
L'intervention de Synestra
Synestra intervient en appui direct de la direction logistique et services généraux, avec un rôle clair : remettre du pilotage là où il y a de la dispersion.
Interface entre les acteurs clés
- Fluidification des échanges entre :
- le bailleur
- la maintenance
- les prestataires
- Clarification des rôles et des responsabilités
Moins d’intermédiaires pour plus d’efficacité.
Pilotage des contrats stratégiques
- Analyse des contrats existants :
- restauration (food)
- café
- maintenance
- services aux collaborateurs
- Identification des axes d’optimisation
- Accompagnement dans les ajustements opérationnels
Objectif : faire mieux avec l’existant avant de changer.
Structuration du pilotage opérationnel
- Mise en place de rituels de suivi
- Amélioration de la communication entre parties prenantes
- Priorisation des actions à fort impact
On passe d’une logique de réaction à une logique de pilotage.
Les résultats
À court terme
- Meilleure coordination entre les acteurs
- Allègement de la charge opérationnelle côté client
- Vision plus claire des contrats et de leur performance
A moyen terme
- Optimisation des prestations (qualité / coût)
- Amélioration tangible des services food & café
- Relations plus fluides avec le bailleur et la maintenance
A long teme
- Pilotage structuré et durable des services généraux
- Expérience collaborateur homogène et améliorée
- Capacité à faire évoluer les services sans repartir de zéro
Ce qu’il faut retenir
Dans beaucoup d’organisations, les services généraux reposent sur :
- des contrats empilés
- des interlocuteurs multiples
- une coordination implicite
Et ça tient jusqu’au moment où ça fatigue tout le monde. Le vrai levier n’est pas de changer tous les prestataire mais de reprendre le pilotage global.
L’approche Synestra
Synestra s’intègre aux équipes, sans les alourdir.
Nous intervenons pour :
- fluidifier les relations
- structurer le pilotage
- optimiser l’existant
Avec une conviction simple : Ce ne sont pas les contrats qui font la performance, c’est la manière dont ils sont pilotés au quotidien.
- Secteur : Energie
- Expertise : Pilotage