Structurer un environnement de travail multi-sites et multi-acteurs
Le contexte
Le client, un groupe international d’ingénierie, prépare l’arrivée de plusieurs centaines de collaborateurs sur son site de Montreuil.
L’organisation est répartie sur deux espaces principaux :
- un site principal accueillant près de 1 000 personnes
- un second espace complémentaire sur plusieurs étages
Cinq pôles internes interviennent dans le pilotage :
- services généraux
- asset management
- immobilier
- finance
- sécurité / sûreté
Sur le papier, tout est structuré mais dans la réalité, les interactions sont floues.
Le problème
Malgré une organisation existante, plusieurs signaux faibles apparaissent :
- Personne ne sait précisément “qui fait quoi”
- Les sujets transverses ralentissent (accueil, services aux occupants, logistique)
- Les prestataires sont présents… mais peu coordonnés
- Le rôle d’Office Manager devient un point de dépendance critique
Résultats :
- Les équipes compensent en permanence
- Les irritants s’accumulent
- L’efficacité globale repose sur de l’adaptation, pas sur un système structuré
👉 Le problème n’est pas opérationnel. Il est organisationnel.
L'intervention de Synestra
Synestra intervient comme tiers de confiance pour remettre de la lisibilité et de la fluidité dans l’ensemble du dispositif.
Clarification des rôles et responsabilités
- Analyse des interactions entre les 5 pôles
- Structuration via une logique RACI claire
- Suppression des zones de flou et des doublons
Cartographie des services
- Identification des services existants vs. implicites
- Structuration par grandes familles :
- accueil & hospitality
- services aux collaborateurs
- logistique & exploitation
Préparation d’un nouveau modèle d’exploitation
- Construction d’un DCE pour les prestations d’accueil & hospitality
- Projection vers un modèle plus intégré (moins d’empilement, plus de pilotage)
Sécurisation de l’expérience collaborateur
- Anticipation des irritants liés à l’arrivée des équipes
- Coordination des acteurs pour garantir un niveau de service homogène
Les résultats
À court terme
- Vision claire des responsabilités
- Meilleure coordination entre les équipes
- Réduction des frictions opérationnelles
A moyen terme
- Modèle d’exploitation plus robuste
- Capacité à piloter les prestataires efficacement
- Réduction de la dépendance à des rôles clés isolés
A long teme
- Environnement de travail structuré, évolutif et pilotable
- Expérience collaborateur homogène
- Base solide pour intégrer des outils (ticketing, data, pilotage)
Ce qu’il faut retenir
Beaucoup d’entreprises pensent que leurs difficultés viennent des prestataires, des outils ou du manque de ressources.
Dans la majorité des cas, le vrai sujet est ailleurs : l’absence de structuration claire des rôles, des services et des responsabilités. Sans cela, même les meilleurs prestataires sous-performent, les outils deviennent inutiles et les équipes s’épuisent.
L’approche Synestra
Synestra n’ajoute pas une couche de complexité. Au contraire, nous faisons l’inverse.
- Nous clarifions
- Nous structurons
- Nous coordonnons
Pour transformer un environnement de travail “qui tient” en un système performant, lisible et durable.
- Secteur : Ingénierie
- Expertise : pilotage